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  • 受発注業務にまつわる膨大なファクスを電子化。また、紙の出力と作業工数を削減し、営業活動を効率化を実現しました。

2019.12.17

受発注業務にまつわる膨大なファクスを電子化。また、紙の出力と作業工数を削減し、営業活動を効率化を実現しました。

課題

  • ファクス送受信に関わる無駄な紙出力と残業時間を減らしたい
  • 書類を紙で保管しているため、スペースや災害時のリスクなどの問題がある
  • 問い合わせ対応時の書類検索を簡単にしたい

解決

  • パソコンからのペーパーレスファクスにより紙の出力と作業工数を削減
  • 電子化により保管書類を削減され、BCP対策としても効果を発揮
  • フォルダ検索、ファイル名検索により書類検索が効率化

 

【導入システム】

 

 

■imageWARE Desktop

 

受信したファクスを取り込み、PDFファイルにするドキュメントマネジメントソフトウェア。

机の上を整理整頓するように文書をパソコン上で簡単に一元管理でき、そのまま印刷することなく各担当者への仕分けや、

加工・編集してファクス送信(返信)も可能にします。またユーザーの好み通りにフォルダ分けして文書管理でき、

保存文書の検索も容易なためBCP対策にも有効です。

 

 

 

 

 

高機能素材で幅広いお客様からのニーズに応える


工業製品、建材、自動車部品など幅広い機能・製品を提供をしているニチアス株式会社(東証1部上場)の100%小会社である東京マテリアルス株式会社。

ふっ素樹脂など高機能素材の販売を強みとする同社では、シート・テープ・パイプなどを半導体製造メーカー向けの部品加工会社に販売している。

また、ボトルやビーカーなどの理化学用品の販売会社としても顧客から支持を得ている。

 

 

 

膨大な書類の保管スペースと管理の手間


同社では顧客企業からの受注が多岐に渡り、その処理の煩雑さが課題となっていた。

注文書・見積もり書・図面・様々な帳票類を保管しており、それらを顧客ごとにA4サイズの箱に分けて管理しているものの、

問い合わせがあった時に対象となる書類を見つけることにとても時間がかかっていたそうだ。

「この狭い建屋の中でこんなにたくさんの紙をとっておいていいのか」同社取締役の松本正氏は、積みあがった書類管理用の箱を見て、思案したという。

また、営業部の門脇和子係長は「お客様から問い合わせを受けても誰がどの注文書を持っているかわからないため、営業担当の席に探しに行ったり、

担当メンバーに手を止めてもらうなど、対応に時間がかかっていました」と当時を振り返る。

同時期に親会社であるニチアスでもペーパーレス化が営業活動の効率化の一環として議題に上がっていたため、対応は急務だった。

そんななか2016年6月頃から、台湾および中国の半導体製造企業が中国各省に工場建設を進めていることで、製造工程部品として高機能性素材の需要が飛躍的に増え出した。

 

 

 

受注が増えたことでスタッフの残業時間が急増


円安の影響で競争相手の欧米に対して価格的に勝ることも追い風となり、同社への注文も急増した。

それ自体は嬉しいことだが、在庫確認・見積もり依頼・納期回答など、対応するスタッフの残業時間も増加していった。

「パートや派遣社員など人員を増やすことも考えましたが、今の景気がどこまで続くかわからないため、その手段は避けたかった」と松本氏は話す。

そんな時に、老朽化していた社内サーバーが壊れ、データが取り出せなくなるという事態が発生した。

これが親会社であるニチアスのパソコンのソフトウェア変更のタイミングと重なり、「やるのであれば一気にやってしまおう」と、

ドキュメントマネジメントソフトウェア『imageWARE Desktop(以下iWDT)』を使用したファクス電子化が実現に向けて一気に動き出した。

 

 

 

席を立たずに送受信完了!リソースの有効活用が叶う


はじめは紙と電子化を併用する形でスタート。電子化された書類はiWDT上のフォルダに各自が使いやすいように構成し、

紙の時と運用フローを変えていないため、導入はスムーズに進んだという(※図1)。 

「以前は注文書の印刷枚数が多く探すのも大変でしたが、今は受信したファクスはPDF化され、名前をつけることができるので、検索性も高まりました。」

「発注をいただいた時に前回納品時の図面を探すのが大変でしたが、今はiWDT上で検索出来て、営業とも画面上で同じ図面を見ながら話すことができるので楽です」

といった声が現場から上がっている。営業活動が効率化されたことで担当メンバーの残業は大幅に削減されたそうだ。

また、iWDTを利用して営業担当ごとに伝言版(※図2)を作成し、お客様からヒアリングした内容をメモとして残し、

内勤と外勤メンバーで情報を共有するという当初は想定していなかった使用方法も生まれ、メモ帳などファクス以外の紙類の削減にも効果を発揮している。

 

 

  ※図1      

                         

                           iWDTを利用して、営業担当ごとに伝言版を作成。

                          お客様からヒアリングした内容をメモとして残し、

                          内勤と外勤メンバーで情報を共有している。

 

 

 

 

 

コストをかけずに効果を最大化するために

 

同社は今後、ニチアスの文書管理規定の改訂を待って、ペーパーレスをさらに推進していくという。

松本取締役は、複合機を使用したサーバーでの文書保存に関して「担当の変更や新人が入社した時にも前任者がやってきたことが一目瞭然になるので、

書類が属人化することなく、会社全体で共有できます。こういう手段をうまく利用することで、人的コストをかけずに営業効率を高めることができるのでは」

とその効果に期待している。

 

 

 

 

■宛先

 

 

複合機に登録された宛先表を利用できる。

 

 

 

■社内での情報共有

 

  

 

営業ともパソコン上で同じ資料を見ながら

話ができるので席を立たずに情報が共有できる。

 

 

■文書の編集・加工も思いのまま

 

 

iWDTは紙文書に書き込みをするような感覚で、電子印鑑を付与したり、自分でカスタマイズしたスタンプを押すことができる。

これまでは受信したファクスに手書きで1枚ずつ納期などを書き込んでいたが、今はソフト上でコピー&ペーストで送信できるため業務効率がアップした。

 

 

■倉庫

 

 

 

以前は帳票類の印刷も多く、それを顧客と時期別に分けて保管していたため、箱の数も多かったが、iWDTの導入により、

「この時期はこの一箱」とまとめることができ、片付けも楽になったという。