SOLUTIONソリューション

紙運用の適正化

「ペーパレス」の言葉が世の中に浸透してから久しいですが、まだまだ紙媒体にまつわる課題をお持ちのお客様がとても多いです。プリンター・複合機の運用サポートを長年携わってきたノウハウで、印刷・電子化・ファクスや文書共有の効果が最大化するようご支援いたします。

様々な紙や承認作業の電子化し、「脱はんこ」を進めたい
保管されている文書類を電子化＆外部保管したい
図面・文書のファイルを適切に管理したい
複合機を使って業務効率化を図りたい（ファクス電子化等）

業務フロー電子化

様々な電子化による課題解決

「業務の電子化」と
「紙文書の電子化」の違いは？

例えば…契約書の電子化

紙の契約書が不要になる電子契約の仕組みを導入＝「業務の電子化」

対応するシステムやサービスを利用して、紙文書を発生させない運用を実現。テレワークの推進にもつながります。
過去の契約書を検索しやすいPDFデータに変換＝「紙文書の電子化」

既に紙で保存されている文書や、業務の中で発生する紙文書を電子化。文書の検索にかかる時間や保管スペースを削減できます。

契約書の電子化

国内においても契約が安全、且つスムーズであり、間接コスト軽減にも有効な電子契約がここ数年増加しています。

電子化すれば最短1日以内で締結

紙の場合…締結までに時間がかかる

郵送に数日、相手が出張の場合は未確認状態が続いたり、捺印依頼のために本社に輸送したり、法務部で契約書をスキャンするなど時間がかかります。
電子化すれば印紙代不要！

紙の場合…間接コストがかかる

郵送したり、倉庫に保管したり、収入印紙代等、間接コストが膨らみます。電子契約の際にはそのコストを抑える事ができます。
電子化すれば内部統制強化

紙の場合…管理がしきれていない

いつ誰が捺印したのか、結ばれた契約書が保管できているのかが不透明で管理漏れしているケースも発生します。

取扱サービス: WAN-Sign・クラウドサイン・BtoBプラットフォーム契約書など

ファクス電子化

ファクス業務を電子化することにより、コスト削減･業務効率化･BCP対策につながり、環境を整備することでテレワークへの対応も可能になります。

受信ファクスをPDFに変換
→指定フォルダに転送
PCにファクス受信

PCにファクス受信の通知がいき
コメントやスタンプを書き込む
返送・メール・印刷も楽々

クラウドサービスやリモートアクセスツールの活用によりテレワークへの対応も可能

導入前にチェック

現状把握: どんな業務をファクスで行っているのか？どこに課題があるのか？

環境整備: 電子化のために必要なツールは？ネットワーク環境は？

運用ルール策定: 電子化したときの業務フローは？

運用開始後のサポート: わからないことやトラブルがあったらどこに連絡をすれば？

承認ワークフローシステム

申請／決裁業務を忠実にシステム化し、決裁速度を上げるとともに、テレワークを実施する上で課題として報道もされていた「書類提出・捺印をするためだけの出社」問題への対応につながります。

テレワーク環境の強化: インターネット環境さえあればシステムへアクセスできるため、テレワーク環境でも活躍します。iPhone／Androidのスマートフォンにも対応しています。

生産性の向上: 決裁速度の高速化、関連部署への問い合わせの減少、決裁後データの検索速度が向上します。

業務統制の強化: 承認規定の見える化により、社内ルールの徹底が行え、決裁文書を決められた範囲での共有が実現します。

取扱システム: Create!Webフローなど

紙からの漏えい対策

シュレッダー・溶解サービス

情報漏えいの1番の原因と言われる紙からの漏えい。機密情報をしっかり処分する必要があります。

文書回収BOX

溶解処理のメリット

溶解処理は焼却のように二酸化炭素を排出することがありません。処理後の紙はリサイクルでき、地球環境に優しいと言われています。また、方式にもよりますが、ホチキスやゼムクリップを外す必要もありません。基本的にそのまま廃棄することが可能なため、作業員が段ボールを開けることなく廃棄されます。

溶解処理のデメリット

デメリットは業者によって信頼性、安全性に大きく差があることです。回収時や運搬、輸送時に情報漏えいしてしまう不安が生じるのは否めず、信頼できる業者を選定する必要があります。

シュレッダー

シュレッダー廃棄のメリット

オフィス用シュレッダーは自分たちで使いたいときに使える手軽さがあります。少量の文書をさっと破棄したいときには勝手が良いでしょう。また、自分たちの手で作業を行うので安心感があります。業者の大型シュレッダーは大量の文書を破棄したいときに向いています。回収型サービスは段ボールなどに入れて渡せばすぐに破棄してもらえ、出張型サービスを頼んだ場合は目の前で破棄されます。

シュレッダー廃棄のデメリット

オフィス用シュレッダーの難点は大量の書類を廃棄するには手間と時間がかかりすぎることです。ホチキスやゼムクリップ、とじ紐などを取り外す作業も必要となります。

電子化代行・書類保管サービス

「見返すことがあるから処分しづらい」、「あまりにも膨大な量すぎて電子化できない」、「保管期間がある」など、様々な理由で自社に膨大な文書を保管していることはありませんか？自社に紙で残していることは漏えいリスクが高まることに繋がるので、文書の性質を伺いながら最適な運用をご紹介しております。

文書保管サービス

機密性

記録情報管理者の有資格者が担当し運用・管理
アクセス制限された専用スペースで保管

継続性

BCP対策にも貢献
Web在庫システムのサーバは遠隔地のデータセンターに設置

電子化代行サービス

書類を発送するだけで簡単に電子化が可能
必要な時に必要なものを簡単に探すことで、資料を探す手間が省ける
書類保管スペースが空いたことにより、オフィスの有効活用が可能

ファイル名をルール通りにつける事もできます！

文書管理

文書管理・図面管理

電子帳簿保存法の改正やテレワーク環境構築で改めてフォーカスがあたっている文書管理の仕組みづくり。弊社は文書管理システムの提供だけに留まらず、文書の洗い出しから最適な運用方法まで、インプット端末でもある複合機の保守にて長年培ってきたノウハウをもとにお客様に沿う運用環境をご提供いたします。

取扱システム: SAVVY EWAP・ScanSave・まいく郎・D-Quick・eValue V など